İÇİNDEKİLER · 7 BÖLÜM
Onboarding, yeni bir çalışanın şirkete, ekibine ve işine uyum sağladığı süreçtir. İlk hafta, yeni çalışanın şirket hakkında en çok şey öğrendiği haftadır; yine de çoğu zaman plansız geçer: bilgisayar hazır değildir, hesaplar açılmamıştır, tanışma toplantısı unutulmuştur. Bu yazıda bir onboarding planının nasıl yazıldığını ve planlama ve koordinasyon AI çalışanının bu planı nasıl takip ettiğini anlatıyoruz.
İlk hafta neden dağılır?
İşe alışma birçok kişinin küçük bir işidir: biri hesabı açar, biri bilgisayarı hazırlar, biri tanışma ayarlar, biri belgeleri toplar. Her biri kendi işinde haklıdır ama kimse bütünü takip etmez. Eksik kalan her parça yeni çalışanın ilk izlenimine yazılır.
Onboarding planı nasıl yazılır?
Önce standart planı bir kez yazın. Her satırda üç bilgi olsun: ne yapılacak, kim yapacak, ne zamana kadar. Plan dört döneme ayrılır.
Başlamadan önce
Sözleşme ve belgeler, bilgisayar, hesaplar ve erişimler, ilk gün programı. Yeni çalışana ilk gün nereye, saat kaçta geleceği ve kimin karşılayacağı yazılı olarak gider.
İlk gün
Karşılama, ekip tanışması, temel araçların gösterilmesi ve öğle yemeği. İlk gün iş yüklemek yerine ilişki kurmaya ayrılır.
İlk hafta
İşe özel eğitimler, ilk küçük görev, bir iş arkadaşıyla eşleşme ve haftanın sonunda yöneticiyle kısa bir görüşme.
İlk ay ve sonrası
Hedeflerin yazıldığı bir plan, düzenli birebir görüşmeler ve ayın sonunda geri bildirim. Birçok şirket bu takibi ilk 90 güne yayar.
Plan her yeni çalışan için kopyalanır; değişen yalnız isim ve tarihtir.
AI çalışan takip eder
- Planı yeni çalışanın başlama tarihine göre takvime yerleştirir
- Her sorumluya görevini ve tarihini hatırlatır
- Tanışma toplantılarını takvimlere ayarlar
- Geciken satırı ilgili kişiye ve ustasına bildirir
- İşe alım ve sözleşme kararı
- Maaş ve özlük bilgisi
- Performans ve geri bildirim görüşmesi
- Planın kendisini değiştirmek
- Başlamadan üç gün önce: bilgisayar ve hesap hatırlatması gönderildi hatırlatıldı
- Başlamadan bir gün önce: bir hesap açılmamış, ustasına bildirildi ustada
- İlk gün: ekip tanışması takvimde, herkese davet gitti ayarlandı
- Beşinci gün: yöneticiyle görüşme ayarlandı ayarlandı
Onboarding kontrol listesi
Planın her yeni çalışan için eksiksiz yürüdüğünü görmek için kısa bir kontrol listesi kullanın:
- Sözleşme ve belgeler başlamadan önce tamam
- Bilgisayar, hesaplar ve erişimler ilk gün hazır
- Ekip tanışması ve iş arkadaşı eşleşmesi ayarlı
- İlk görev ve ilk hafta programı yazılı
- İlk ayın sonunda geri bildirim görüşmesi takvimde
Başvurular ve izinler
Aynı AI çalışan insan kaynaklarının diğer tekrar eden işlerinde de çalışır: başvuruları ilanın koşullarına göre ön sıraya koymak, izin taleplerini toplayıp güncel izin tablosunu tutmak. Bu işlerde de çizgi aynıdır: AI çalışan toplar ve sıraya koyar, kişiyle ilgili karar ekipte kalır.
Sık yapılan hatalar
- Onboarding’i ilk güne sıkıştırmak. Bir günde verilen bilgi bir haftada unutulur; bilgiyi haftaya yayın.
- Sorumluyu yazmamak. "Hesaplar açılacak" yazan ama kimin açacağını yazmayan satır açık kalır.
- Geri bildirimi atlamak. Yeni çalışanın ilk ayın sonunda ne düşündüğü, bir sonraki planın en iyi kaynağıdır.
- Herkese aynı planı uygulamak. Ortak kısım aynı kalır, işe özel kısım role göre değişir.
AI çalışanı kurmadan önce
- Standart onboarding planı yazılı
- Her satırın sorumlusu belli
- Hatırlatmaların hangi kanaldan gideceği belli
- Kişisel bilgilerin nerede duracağı yazılı
Planı takip edecek ustayı seçerken: AI çalışanı kim yönetir?
Sık sorulanlar
Onboarding ile oryantasyon arasındaki fark nedir?
Oryantasyon ilk günlerin tanıtımıdır: şirket, kurallar, araçlar. Onboarding ise yeni çalışanın işe ve ekibe uyumunu kapsayan daha uzun bir süreçtir; çoğu zaman ilk ay ya da ilk 90 gün boyunca sürer.
Onboarding planı kaç gün sürmeli?
Yoğun kısmı ilk hafta, takibi ilk ay, değerlendirmesi ilk 90 gündür. Planın uzunluğundan çok, her adımın bir sorumlusu ve tarihi olması önemlidir.
AI çalışan kişisel bilgilere erişir mi?
Yalnız işi için gereken bilgiye. Hatırlatma göndermek için isim, başlama tarihi ve sorumlular yeter; maaş ve özlük bilgisi bu işin dışında kalır.
Bunları da okuyun
Ekibinize ilk AI çalışanı katalım.
Gece gelen mesajdan haftalık rapora: en çok vakit alan işten başlarız, kararı ekibiniz verir.